Wenn Sie einen Messefilm haben, lohnt es sich oft, wenn Sie dafür einen Messefilm erstellen und als Aftermovie präsentieren. Lesen Sie hier, wie Sie mit dieser filmischen Dokumentation die Lebensdauer Ihres Messestands verlängern und welche rechtlichen Voraussetzungen es dafür gibt.
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Aufgrund von Corona können aktuell keine Messen mehr veranstaltet werden. Oder etwa doch? Durch verschiedenen Messe Alternativen können Sie trotz Krise erfolgreich Umsatz machen. Mit verschiedenen Live-Formaten oder On-Demand Videos gelingt es, die Messe in moderner und ansprechender Form durchzuführen.
Messefilm erstellen: Lohnt sich das?
Vorweg: Wenn Sie darüber nachdenken, einen Messefilm erstellen zu lassen, liegen Sie voll im Trend. Die Nachfragen nach Filmen für oder über Messestände waren noch nie so hoch wie im Jahr 2021 und werden wohl auch noch eine Weile steigen. Woran liegt das?
Keine Frage, Messen sind kostenintensiv: Messestandbau, Standmiete, Give-Aways, Personal- und Reisekosten und Entertainment am Stand. Das bindet enorme Ressourcen, Personal und Gelder. Warum sollten Sie dann noch Geld und Zeit für einen Messefilm einsetzen?
Lohnt sich ein Messefilm: Absolut. Denn mit diesem vergleichsweise geringen Zusatzkosten in Ihrem Messebudget erhalten Sie ein Marketing-Instrument, das nicht nur auf der Messe selbst einen enormen Mehrwert bietet, sondern insbesondere im Nachgang. Dadurch wird Ihr Messestand langlebiger und die Kommunikationsmaßnahme kann langfristiger eingesetzt werden. Dadurch sinken die Kosten anbetracht der Marketing-Laufzeit.
Zusammengefasst: Ein Messefilm ist die ideale Ergänzung für Ihren Messeauftritt. Er sorgt für eine zusätzliche multimediale Komponente und ermöglicht die langfristige Vermarktung und somit Verlängerung Ihrer Kommunikationsbotschaften.
Wichtig: Messefilm über Ihren Messeauftritt oder für Ihren Messestand?
Es gibt zwei Typen von Messefilm: Ein Messefilm über Ihren Messeauftritt, also eine Art Eventbegleitung oder Aftermovie. Und zweitens ein Messefilm, den Sie auf dem Messestand zeigen, also eine Art Image- oder Produktfilm, manchmal auch Erklärvideo oder Moodfilm.
Was macht einen guten Messefilm (Aftermovie) aus?
Ein guter Messefilm als Eventbegleitung/Aftermovie enthält alles, was Ihren Messestand ausmacht. Das kann zum Beispiel sein:
- Eindruck vom Messestand
- Infos über die gezeigten Produkte und Aktionen
- Gute Gespräche
- Zufriedene Kunden
- Motivierte Standmitarbeiter
- Coole Atmosphäre
- Spezielles Entertainment (Live-Kochen, Aktionsflächen, o.Ä.)
Wenn man als Außenstehender einen guten Messefilm Aftermovie schaut, will man am liebsten dabei gewesen sein. Zudem soll er aber auch genügend Informationen übermitteln, über z.B. das Produktspektrum oder die Dienstleistung. Der Messefilm hat sozusagen die Aufgabe, das gesamte Feeling des Messeauftritts weiterzutragen und für die Ewigkeit festzuhalten.
Beispiel für einen Messefilm über den Messeauftritt:
Wie lange braucht die Filmproduktion vor Ort?
Je nachdem, wie groß der Stand ist und wie ausführlich welche Inhalte Sie zeigen wollen, braucht die Produktionsfirma ca. 0,5 – 1,5 Tage, um einen guten Messefilm erstellen zu können. Der zweite Faktor ist die Besucherdichte des Standes. Wenn der Stand nicht stark besucht ist, dann braucht die Produktionsfirma wahrscheinlich länger, um gute und vor allem genügend Szenen einfangen zu können, die das gewünschte Feeling übermitteln. Andererseits, wenn der Stand zu stark besucht ist, muss die Produktionsfirma Zeitfenster abpassen, in denen die Mitarbeiter für gezielte Aufnahmen verfügbar sind oder der Stand in seiner ganzen Pracht gezeigt werden kann.
Auch Abwechslung im Film ist immer schön. Je länger die Crew vor Ort dreht, desto mehr unterschiedliche Gesichter bekommt sie vor die Linse. So wirkt der Stand gut besucht und interessanter nach außen.
Filmaufnahmen auf Messen: Rechtssicherheit?
Wie sichern Sie sich rechtlich ab, Filmaufnahmen auch erstellen zu dürfen? Dürfen Sie da einfach so filmen? Muss jeder unterschreiben? Müssen Sie die Besucher informieren? Ich kann Sie beruhigen: auch in Zeiten von DSGVO sollte ein Messefilm nicht an der Einwilligung von Besuchern scheitern. Ihre Filmproduktion berät Sie gerne zur Ausgestaltung von Freigaben und Verträgen.
Besucher informieren
Müssen Sie die Besucher einzeln informieren? Grundsätzlich ja, jeder Besucher muss die Möglichkeit haben, sich zu informieren. Idealerweise informieren Sie bereits mit der Einladung oder einer gesonderten Email im Vorfeld darüber, dass gefilmt und/oder fotografiert wird. Hier sollten Sie auch nennen, wie und wo die Aufnahmen genutzt und verbreitet werden (z.B. auf Ihrer Internetseite, Ihren Social Media Kanälen, Ihrem Newsletter, etc.). Am sichersten sind Sie, wenn Sie Ihre Standbesucher aktiv zustimmen lassen, z.B. mit dem Kauf einer Karte oder einer Unterschrift o.ä.
Bei großen Messen, wie zum Beispiel der GamesCom oder FIBO, akzeptiert der Besucher bereits mit dem Kauf der Karte die AGB des Veranstalters, die unter anderem beinhalten, dass im Rahmen der Veranstaltung gefilmt und fotografiert wird. Zusätzlich dazu hängen noch Foto- und Filmhinweise auf der ganzen Veranstaltung aus.
Auch auf Ihrem eigenen Stand sollten Sie noch einmal Hinweise aushängen und über Film- und Fotoaufnahmen informieren. Hier sollten Sie auch nochmals über deren Verwendung informieren, zum Beispiel auf einen Link verweisen (idealerweise auch zu Ihrer Datenschutzrichtlinie). Auch sollte der Nutzer die Möglichkeit haben, der Veröffentlichung von Filmaufnahmen seiner Person zu widersprechen.
Widerspruch zulassen
Unserer Erfahrung nach haben die meisten Besucher nichts gegen Filmaufnahmen. Die Besucher erwarten es irgendwie auch auf einer Messe, gerade, wenn es sich um Aufnahmen von Menschenmassen oder großen Gruppen handelt. Es ist dennoch höflich, die Besucher, die von Nahem gefilmt werden, zum Beispiel im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mit einem Ihrer Mitarbeiter, gesondert zu fragen.
Was, wenn ein Besucher überhaupt nicht zu sehen sein will? Auch das ist kein Problem. Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, auf allen Hinweisschildern (und im persönlichen Gespräch) den Zusatz anzubringen, dass man eine Email mit einem formlosen Widerspruch und einem Foto von sich an eine von Ihnen definierte Email-Adresse (oder wahlweise direkt an die Filmproduktion) schicken soll. Das Foto dient der Identifikation des Widersprechenden, damit alle Aufnahmen mit seinem/ihrem Gesicht entfernt werden können.
Mitarbeiter informieren
Sie sollten auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter darüber informieren, wenn Sie einen Messefilm erstellen lassen. Leider habe ich es schon oft erlebt, dass ich mit der Crew zu einem Drehort komme und die Mitarbeiter nicht Bescheid wissen. Das stößt den meisten Kollegen sauer auf.
Ich glaube, jeder will sich ein bisschen schick machen, wenn es um Filmaufnahmen geht. Das ist natürlich auch immer ein Vorteil für Sie und den Film: die Mitarbeiter sind herausgeputzt und scheuen sich weniger vor der Kamera.
Wenn alle früh genug Bescheid wissen, können auch noch ggf. Schichten getauscht werden, damit für den Filmdreh alle da sind, die kein Problem damit haben gefilmt zu werden. Das erleichtert allen die Arbeit am Set und sorgt für ein gutes Klima.
- Besucher sollten schon im Vorfeld informiert werden
- Bei Großveranstaltung stimmen Besucher mit Ticketkauf den AGBs zu
- Hinweise auf Foto- und Filmaufnahmen am Stand sind hilfreich
- Erklären Sie den Verwendungszweck und -ort, und geben Sie die Möglichkeit zum Widerspruch
- Weihen Sie Mitarbeiter in Ihr Vorhaben ein
Wie wird ein Messefilm Aftermovie gemacht?
Ein Messefilm als Aftermovie ist standardmäßig in Vorproduktion, Drehabwicklung und Postproduktion eingeteilt. Da es sich jedoch um eine Live-Dokumentation anstatt eines durchgeplanten Drehs handelt, wird im Gegensatz zu beispielsweise einem Imagefilm, wird bei einem Messefilm in der Regel kein Drehbuch im Vorhinein erstellt. Das liegt daran, dass man vor Ort dynamisch reagiert und im Vorfeld nur teilweise planen kann.
Bei einem Messefilm wird grundsätzlich dokumentarisch nach dem „Run-and-Gun Prinzip“ gefilmt, was so viel bedeutet wie „Rennen und Schießen“. Mit Schießen ist natürlich das Drücken des Aufnahmeknopfs gemeint.
Einige Szenen werden auch vor Ort halb-dokumentarisch aufgenommen, das heißt eine Person der Crew kommt auf eine Idee, zum Beispiel, dass eine Mitarbeitern eine Tüte an einen Besucher übergeben soll. Dann wird die Szene eingerichtet und abgefilmt.
Nachdem der Messefilm abgedreht wurde, wird ein Rohschnitt erstellt und Sie dürfen die Entscheidung treffen, ob Sie sich einen Sprecher dazu wünschen oder reine Musikuntermalung mit z.B. Einblendungen, passend zum Bild. Auf Ihr Feedback hin wird der Film finalisiert und für Sie ausgegeben.
Beispiele für Einblendungen in einem Messefilm:
- Der Messefilm ist aufgeteilt in Vorproduktion, Drehabwicklung und Nachproduktion
- Es wird dokumentarisch oder halb-dokumentarisch gearbeitet
- Oft wird ein Messefilm mit Einblendungen, Sprecher und/oder Interviews untermalt
Was kostet es, einen Messefilm erstellen zu lassen?
Einen Messefilm erstellen zu lassen, kostet durchschnittlich 2.000 bis 5.000 Euro. Dabei kommt es ganz darauf an, was Sie sich vorstellen und sich wünschen. Der größte Kostenfaktor ist hier die Anzahl der benötigten Drehtage. Je größer der Stand oder umfassender die Inhalte, desto mehr Zeit benötigt das Filmteam, um alles einzufangen und genug Abwechslung von Gesichtern einzufangen.
Besonders beliebt bei Messefilmen sind O-Töne von Besuchern des Standes. Dazu ist am Set neben dem Kameramann ein Redakteur und ein Tontechniker notwendig, die die O-Töne einfangen und dafür sorgen, dass die richtigen Botschaften für den Film gesammelt werden.
Hinzu kommen Fremdkosten, wie Musik oder Sprecher. Hier kann man übrigens sehr einfach viel Mehrwert schaffen, indem man auf eine bekannte oder sogar prominente Stimme (z.B. Simon Jäger oder „Bruce Willis“ (Manfred Lehmann)) zurückgreift. Wenn man sich für einen Messefilm ohne Sprecher entscheidet, ist die Musik besonders wichtig und tragend für die Stimmung. Hier kann man sich neben Standard Musik auch für komponierte Musik entscheiden, die individuell für Sie erstellt wird.
- Größter Kostenfaktor ist die Anzahl der Drehtage
- Je nach Vorstellung ändert sich die benötigte Crew vor Ort
- Sie entscheiden flexibel über die Kosten (und Qualität) von Musik und Sprecher
Wie kann ich einen Messefilm einsetzen?
Um einen Messefilm rentabel zu machen, muss er gezielt eingesetzt und vermarktet werden. Denn im Firmenarchiv ist er vielleicht hübsch anzusehen, aber gibt Ihnen nicht sonderlich viel zurück.
Im Folgenden habe ich die beliebtesten Einsatzmöglichkeiten für Sie zusammengetragen.
In House
Mit eine der beliebtesten Einsatzmöglichkeiten ist die In House Verwertung. Der Messefilm wird als Erinnerung an Besucher und Mitarbeiter per Email geschickt.
Zudem kann eine In House Verwertung als ein Dankeschön an alle Kollegen und die gute Zusammenarbeit genutzt werden.
Extern
Die externe Verwertung Ihres Messefilms kann neue Besucher oder Neukunden auf Sie aufmerksam machen. Er kann Außenstehenden zeigen, was Sie auf der Messe erleben und ausprobieren können. Man kann den Messefilm zum Beispiel in den Sozialen Medien, wie Facebook, Instagram & Co. verbreiten und mit den richtigen Hashtags und Verlinkungen den ein oder anderen Kontakt machen.
Zu Kunden schicken, die nicht da waren
Der Messefilm Aftermovie eignet sich ebenfalls besonders gut, um Kunden, die es zeitlich nicht geschafft haben, zu zeigen, wie die Messe war. So motivieren Sie auch gleichzeitig, nächstes Mal dabei zu sein. In einer netten Email mit einem kurzen Text schaut sich doch jeder gerne mal ein Video an.
Fazit: Planen Sie den Messefilm und die Verwertung rechtzeitig.
Fangen Sie früh genug mit der Planung Ihres Messefilms an und wie Sie diesen verwerten möchten. Lassen Sie sich auch hier bei der Filmproduktion Ihres Vertrauens beraten, was für Möglichkeiten Sie haben. Sobald Sie sich entschieden haben, einen Messefilm erstellen zu lassen, sollten Sie auch Mitarbeiter und Kollegen einweihen.
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